Digitales Vertragsmanagement – was hat unser Unternehmen davon?

Eine erfolglose Suche nach einem nicht kategorisierten Vertrag, das Versäumen einer Frist oder die Feststellung, dass Mitarbeiter unberechtigt Verträge eingesehen haben – Auslöser für die Anschaffung einer Vertragsmanagement-Software gibt es zahlreiche. Vor der Anschaffung steht jedoch die Definition der Funktionen, die in Ihrem Unternehmen benötigt werden.

Vor der Einführung einer zentralen Vertragsmanagement-Software steht also die Analyse, um drei grundlegende Fragen beantworten zu können:

  • Ist-Zustand: Welche Aufgaben erfüllt unser Vertragsmanagement zurzeit und welche Probleme treten auf?
  • Soll-Zustand: Was möchten wir durch die Einführung einer Vertragsmanagement-Lösung verbessern?
  • Organisation: Müssen wir an der Organisation unserer Vertragsverwaltung Änderungen vornehmen, um den Soll-Zustand zu erreichen? 
  • Statisch oder digital: Ist eine Kategorisierung in Excel noch zielführend oder bedarf es einer Software-Lösung?

 

Digitales Vertragsmanagement von DataReporter

Eine detaillierte Beantwortung der Fragen hilft Ihnen, in einem weiteren Schritt Ihren Bedarf zu ermitteln. Ziel der Bedarfsermittlung ist es, dass Sie benennen können, welche technische Lösung sinnvoll ist und auf welche Software-Features Sie nicht verzichten können.

Checklisten – Gedankenanstöße zur Bedarfsermittlung

Um den Bedarf zu ermitteln, helfen Checklisten. Die Checkliste, die wir Ihnen zum Download anbieten, geben Ihnen Gedankenanstöße. Durch die Arbeit mit der Checkliste erhalten Sie keine konkrete Einkaufsliste, sondern Klarheit darüber, welche technischen Möglichkeiten existieren und welche dieser Möglichkeiten Ihnen helfen, Ihre Vertragsverwaltung zu verbessern.

Durch die Checkliste klären Sie ganz grundsätzliche Dinge wie z.B. die Frage, ob Sie eine On-Premises- oder eine Cloud-Lösung bevorzugen. Ebenso werden detaillierte Fragen geklärt: Benötigen Sie Schnittstellen zu bereits vorhandenen Systemen (z.B. zu ERP-Software oder zu einem zentralen Benutzerverzeichnis)? Und in welchem Umfang soll das Vertragsmanagement überhaupt genutzt werden – nur von einer Organisationseinheit oder entlang der gesamten Wertschöpfungskette? Hieraus ergeben sich auch Antworten auf die Fragen zu Nutzerzahlen und zur Vertragsanzahl bzw. dem monatlichen Zuwachs an Verträgen.

Diese Fragen sollten vor dem Erstkontakt zu einem Anbieter geklärt werden, damit Sie den größtmöglichen Nutzen aus dem Beratungsgespräch ziehen. Gut vorbereitet werden Sie schnell feststellen, ob die Lösung des Anbieters zu Ihren Anforderungen passt.

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