Und wieso ein Tool?

 
 

Die Vorteile eines Tools

Warum benötigt man für die Umsetzung der DSGVO ein Tool - würde da nicht eine selbst erstellte Liste (zum Beispiel in Form einer Office - Datei) zur Dokumentation ausreichen?

Wir möchten daher die Vorteile eines Tools aufzeigen (und ja DataReporter bietet eine Importmöglichkeit für bereits "händisch" erstellte Dokumentationen wie auch für Exports aus dem DVR Register):

 

1. Nachvollziehbarkeit für Ihre Verarbeitungstätigkeiten

In DataReporter bleiben die Informationen über alle den Verarbeitungstätigkeiten zugrundeliegenden Anwendungen erhalten, sie können daher auch im Nachhinein genau nachvollziehen, wie sich Verarbeitungstätigkeiten zusammensetzen. Diese Informationen bilden auch die Grundlage für die DSGVO - konformen Prozesse wie etwa Beauskunftungen. Änderungen an der IT - Struktur Ihres Unternehmens lassen sich mit minimalem Aufwand einpflegen.

 

2. Einheitliche Auskunft an die Behörde

Eine Aussage der Datenschutzbehörde lautete: "Wir wollen die Verarbeitungsverzeichnisse in einem Format, welches wir verstehen".

DataReporter generiert aus den eingegeben Daten automatisiert ein Verarbeitungsverzeichnis im PDF - Format, das eng an den Aufbau des jetzigen DVR - Online Systems angelehnt ist - ein Format, das die Behörde selbst definiert hat und daher bestens versteht. Damit sind Sie auf jeden Fall auf der sicheren Seite und können das Verzeichnis im Falle einer Prüfung auch auf einfachste Weise ausdrucken.

 

3. Juristisch am neuesten Stand

DataReporter wird ständig auf den rechtlich neuesten Stand im Rahmen regelmäßiger neuer Releases gebracht. Änderungen die vom Gesetzgeber gefordert sind, werden automatisch eingepflegt - sofern keine Unternehmensinformationen fehlen, werden Sie davon nichts bemerken.

 

4. Geführte Prozesse

Wurde das Verarbeitungsverzeichnis erstellt, hat man nur einen Teil der Erfordernisse erfüllt. Es fehlt noch das Management von Prozessen zur Beauskunftung, Löschung, Richtigstellung, Einschränkung von Datenverarbeitungen oder zur Dokumentation von Datenpannen.

Bei Verwendung von DataReporter können Sie auf geführte Prozesse zurückgreifen, die sich auf die gesammelten Daten Ihres Unternehmens stützen. Betroffenenrechte werden mittels eines Assistenten einfach erstellt, die richtigen Stellen im Unternehmen automatisiert kontaktiert und durch den Prozess geführt. Sie behalten stets den Überblick über Fristen und nebenbei wird jede Aktion genauestens dokumentiert.

 

5. Übersichtlichkeit

DataReporter verfügt über eine klar strukturierte Oberfläche, in der Sie sich jederzeit einfach zurechtfinden. Über Todos, einem Audit Modus und einer Konsistenzprüfung können Sie nachvollziehen auf welchem Stand sich der Datenschutz in Ihrer Organisation befindet.

 

6. Unterstützung bei Datenpannen

In DataReporter wird die Dokumentation und die rechtlichen Erfordernisse einer Datenpanne vollständig unterstützt. Sie bekommen vorgegeben, was Sie zu dokumentieren und welche Stellen Sie bis wann zu benachrichtigen haben. Zusätzlich wird der gesamte Vorgang genauestens dokumentiert. Eine Datenpanne kann in der heutigen Zeit für ein Unternehmen existenzbedrohend sein (schlechte PR, Strafen, etc) daher ist es so wichtig wie nie zuvor, hier einen sicheren Prozess zu haben.

 

7. Mehrbenutzerzugriff

Wenn nicht nur ein Benutzer die Dokumentation bearbeiten oder lesen soll, kommt es zwangsläufig zu Engpässen und Versionschaos ohne ein Tool.

In DataReporter können ohne Probleme mehrere Benutzer gleichzeitig bearbeiten ohne dass es zu Konflikten kommt. Jeder bearbeitet immer die neueste Version.

 

8. Eingabeprüfung

In DataReporter wird jede Eingabe soweit möglich auf Richtigkeit geprüft - fehlerhafte Eingaben werden sofort angezeigt. Eine globale Konsistenzprüfung informiert Sie sofort über fehlende Daten oder Ungereimtheiten in der Dokumentation.

 

9. Integrierte Dokumentenverwaltung

In der DSGVO - Dokumentation kann es notwendig sein, auf interne Dokumente zu verweisen (Einwilligungen, Vereinbarungen, etc). Unter DataReporter verfügen Sie über eine integrierte Dokumentenverwaltung in der Sie alle benötigten Dokumente zentral abrufen und im Falle einer Prüfung vorlegen können.

 

10. Aktivitätsaufzeichnung

In DataReporter wird jede Änderung samt Benutzername und Datum aufgezeichnet und auf Wunsch ausgegeben. Daher wissen Sie immer, wer etwas bearbeitet hat und können gezielt rückfragen.

 

11. Berechtigungen / Benutzerrollen

Unter DataReporter verfügt jeder Benutzer über ein detailliertes Berechtigungskonzept und sieht auch nur die Funktionen, die für seine Rolle gedacht sind. Der IT Verantwortliche bearbeitet seine Anwendungen ohne sich um die rechtlichen Grundlagen des Verarbeitungsverzeichnisses zu kümmern. Die Fachabteilungen stellen unkompliziert Informationen zur Verfügung. Der Datenschutzbeauftragte führt die Informationen zusammen und erstellt auf Knopfdruck das Verzeichnis für die Behörde.

 

12. Zukunftssicher durch Updates

DataReporter wird von uns laufend erweitert und neue Module hinzugefügt. Sie als Kunde profitieren davon automatisch, da die Updates laufend eingespielt werden ohne Ihren laufenden Betrieb zu stören. So kommen Sie ohne zusätzliche Kosten oder Beratungen in den Genuss eines aktuellen Systems.

 

13. Kontinuierlich ans Unternehmen angepasst

Da in DataReporter der gesamte Analysevorgang dokumentiert ist, ist es ein Leichtes, selbst Änderungen einzupflegen. DataReporter bietet einen automatisierten Prozess, der die zuständigen Stellen in einem festgelegten Intervall kontaktiert und Änderungen an der Verarbeitung von personenbezogenen Daten ermittelt. So bleibt Ihre Dokumentation mit geringstem Aufwand immer am neuesten Stand.

 

14. Umfangreiche Vorlagen

Jede DataReporter - Lizenz beinhaltet den Zugriff auf unsere Onlinebibliothek an Verarbeitungstätigkeiten, die von uns auch ständig gewartet und erweitert wird. Auf diese Weise können Sie auch selbst schnell eine neue Verarbeitungstätigkeit ergänzen und haben mit ziemlicher Sicherheit schon einen hohen Anteil der Erfordernisse abgedeckt die die Einführung einer personenbezogenen Datenverarbeitung mit sich bringt.